ভার্চুয়াল মিটিংগুলি মানুষের সাথে যোগাযোগ রাখার একটি দুর্দান্ত উপায়। কিন্তু কখনও কখনও একটি ভিডিও চ্যাট যথেষ্ট নয়। গ্রুপের সাথে কিছু শেয়ার করার প্রয়োজন হলে কি হয়?
মাইক্রোসফ্ট টিমগুলি শেয়ার স্ক্রিন বৈশিষ্ট্যের সাথে আপনি যে বিষয়ে কথা বলছেন তা গ্রুপটিকে দেখানো সহজ করে তোলে। আপনি এটি ব্যবহার করতে পারেন, আপনি ডেস্কটপে বা আপনার মোবাইল ডিভাইসে থাকুন না কেন।
এখন আপনার কাছে ভিজ্যুয়াল বীট এড়িয়ে না গিয়ে মিটিং করার স্বাধীনতা আছে।
ডেস্কটপ শেয়ারিং
আপনার ডেস্কটপ থেকে শেয়ার করা আপনার মিটিং কন্ট্রোল থেকে একটি একক বোতাম টিপানোর মতোই সহজ:
- শেয়ার আইকনটি সন্ধান করুন (একটি বাক্স দ্বারা বেষ্টিত একটি উপরের দিকে নির্দেশক তীরের মতো দেখায়)৷
- সেখান থেকে, আপনি শেয়ার করার জন্য একটি উইন্ডো, একটি পাওয়ারপয়েন্ট ফাইল, একটি হোয়াইটবোর্ড বা আপনার সমগ্র ডেস্কটপ নির্বাচন করতে পারেন।
- ভুলে যাবেন না যে আপনার হয়ে গেলে শেয়ারিং বন্ধ করুন বোতামে ক্লিক করতে হবে, অথবা আপনার উইন্ডোটি পুরো গ্রুপের জন্য খোলা থাকবে।
মনে রাখবেন যে টিমের ওয়েব সংস্করণটিও একটু ভিন্নভাবে কাজ করে। আপনি যদি ডেস্কটপ অ্যাপ ব্যবহার না করেন, তাহলে আপনার স্ক্রীনের চেয়ে বেশি শেয়ার করতে আপনার Microsoft Edge বা Google Chrome-এর সর্বশেষ সংস্করণ প্রয়োজন।
ম্যাক ব্যবহারকারীরা স্ক্রিন ভাগ করার আগে গোপনীয়তা সেটিংস পরিবর্তন করার জন্য একটি প্রম্পট দেখতে পারেন। লিনাক্স ব্যবহারকারীরা অবশ্য ভাগ্যের বাইরে। প্ল্যাটফর্মে উইন্ডো শেয়ারিং উপলব্ধ নেই৷
পাওয়ারপয়েন্ট স্লাইড শেয়ার করা
আপনি যদি একটি পাওয়ারপয়েন্ট উপস্থাপনা ভাগ করতে চান তবে এটি একইভাবে শুরু হয়।
- আপনার মিটিং নিয়ন্ত্রণগুলি সনাক্ত করুন এবং শেয়ার আইকনে ক্লিক করুন৷
- আপনি যে ধরনের শেয়ার করতে চান সেই টাইপ হিসাবে পাওয়ারপয়েন্ট বেছে নিন।
- এর পরে, আপনি পাওয়ারপয়েন্ট বিভাগ থেকে আপনার ফাইলটি নির্বাচন করতে পারেন। এই তালিকাটি আপনার ডেস্কটপে সাম্প্রতিকতম ফাইলগুলি থেকে আসে৷ সুতরাং, আপনি যদি আপনার OneDrive-এ বা আপনার টিমের SharePoint সাইটে ফাইলগুলি খোলেন বা সম্পাদনা করেন, তাহলে তা এখানে তালিকাভুক্ত করা হয়েছে।
এই প্রাক-জনসংখ্যা তালিকা থেকে একটি ফাইল নির্বাচন করা সমস্ত মিটিং অংশগ্রহণকারীদের স্লাইডগুলি দেখতে দেয়৷ মিটিং শেষ হলে তারা ফাইলও অ্যাক্সেস করতে পারে।
যাইহোক, আপনি যদি ব্রাউজ বৈশিষ্ট্য থেকে একটি ফাইল নির্বাচন করেন তবে প্রক্রিয়াটি কিছুটা আলাদা। আপনার টিম এখনও স্লাইডগুলি দেখতে পারে, তবে প্রথমে, আপনাকে মিটিংয়ের জন্য টিমগুলিতে ফাইলটি আপলোড করা উচিত৷ চ্যানেল মিটিংয়ের জন্য, এই ফাইলটি চ্যানেলের ফাইল ট্যাবে যায়। চ্যানেলের যেকোনো দলের সদস্য এইভাবে ফাইলটিতে অ্যাক্সেস করতে পারবেন। যাইহোক, ব্যক্তিগত মিটিংয়ের ফাইলগুলি আপনার OneDrive-এ সেভ করে। শুধুমাত্র সেই প্রাইভেট মিটিংয়ের অংশগ্রহণকারীদের পাওয়ার পয়েন্ট ফাইলে অ্যাক্সেস আছে।
শেয়ার্ড স্ক্রীনের নিয়ন্ত্রণ প্রদান
কখনও কখনও আপনাকে একটি মিটিং চলাকালীন অন্যান্য দলের সদস্যদের সাথে একসাথে কাজ করতে হবে। আপনি যদি চান যে অন্য কেউ আপনার স্ক্রিন উপস্থাপনাগুলিতে আপনাকে সাহায্য করুক, তাহলে আপনাকে তাদের নিয়ন্ত্রণ দিতে হবে। চিন্তা করবেন না, যদিও, কারণ মিটিং চলাকালীন আপনার উভয়েরই ফাইলের নিয়ন্ত্রণ থাকবে।
- শেয়ারিং টুলবার আনতে স্ক্রিনের শীর্ষে হোভার করুন। গিভ কন্ট্রোল বোতামে ক্লিক করুন এবং আপনি যাকে নিয়ন্ত্রণ দিতে চান তাকে নিচে স্ক্রোল করুন।
- কর্মটি সম্পূর্ণ করতে ব্যক্তির নামে ক্লিক করুন।
আপনি যখন করেন, Microsoft টিম সেই ব্যক্তিকে জানিয়ে দেয় যে আপনি তাদের সাথে নিয়ন্ত্রণ ভাগ করছেন। তারপরে তারা সম্পাদনা, নির্বাচন এবং অন্যথায় ভাগ করা স্ক্রীন সংশোধন করতে পারে।
নিয়ন্ত্রণ ফিরিয়ে নেওয়া টুলবারে টেক ব্যাক কন্ট্রোল বোতামে ক্লিক করার মতোই সহজ।
শেয়ার্ড স্ক্রিন নিয়ন্ত্রণ করা
আপনি কি মনে করেন যে ফাইলটি সহ ব্যক্তিকে সহায়তা করা সহায়ক হবে? অন্য কোনো ব্যক্তি যখন স্ক্রিন শেয়ার করছেন তখন আপনি নিয়ন্ত্রণ নেওয়ার জন্য একটি অনুরোধ পাঠাতে পারেন।
- কেবল অনুরোধ নিয়ন্ত্রণে ক্লিক করুন এবং তাদের প্রতিক্রিয়ার জন্য অপেক্ষা করুন (যদি তারা এই ক্ষমতাটি সক্ষম না করে থাকে তবে নীচের ছবির মতো এটি ধূসর হয়ে যাবে।)
- যে ব্যক্তি একটি স্ক্রিন শেয়ার করছেন তার অনুরোধ অনুমোদন বা অস্বীকার করার স্বাধীনতা রয়েছে৷ যদি তারা এটি গ্রহণ করে, আপনি নিয়ন্ত্রণে থাকাকালীন সম্পাদনা, নির্বাচন এবং পরিবর্তনের মতো বিভিন্ন জিনিস করতে পারেন।
- আপনি যখন নিয়ন্ত্রণ শেয়ার করা বন্ধ করতে প্রস্তুত হন, তখন টুলবারে ফিরে যান এবং রিলিজ কন্ট্রোলে ক্লিক করুন।
শেয়ার করার সময় সিস্টেম অডিও ব্যবহার করা
কখনও কখনও আপনি দূরবর্তী উপস্থাপনা সময় অডিও শেয়ার করতে হবে. অডিও ক্লিপ শেয়ার করতে বা ভিডিও চালাতে টিমগুলি আপনার কম্পিউটারের অডিও মিটিং-এর অংশগ্রহণকারীদের কাছে স্ট্রিম করা সহজ করে তোলে।
- আপনার সিস্টেম অডিও শেয়ার করা শুরু করতে আপনার মিটিং কন্ট্রোল থেকে শেয়ার আইকন নির্বাচন করুন।
- শুরু করতে ইনক্লুড সিস্টেম অডিও বোতামে ক্লিক করুন।
মনে রাখবেন যে আপনার সিস্টেম থেকে সমস্ত শব্দ টিমের মাধ্যমে যাবে। এবং এর মধ্যে বিজ্ঞপ্তিগুলি অন্তর্ভুক্ত রয়েছে যা আপনি ব্যক্তিগত রাখতে চান৷ সুতরাং, এই বিজ্ঞপ্তিগুলি বন্ধ করা একটি ভাল ধারণা হতে পারে - অন্তত অস্থায়ীভাবে!
মনে রাখবেন যে একটি হোয়াইটবোর্ড বা পাওয়ারপয়েন্ট ফাইল শেয়ার করার সময় সিস্টেম অডিও শেয়ার করা কাজ করবে না। এছাড়াও, অ্যাপের সীমাবদ্ধতার কারণে, অডিও শেয়ার করা শুধুমাত্র Windows ডিভাইসে কাজ করে।
মোবাইল শেয়ারিং
কখনও কখনও আপনি যখন যেতে যেতে মিটিং করছেন তখন আপনাকে স্ক্রিন শেয়ার করতে হবে। টিমগুলি আপনাকে মোবাইল অ্যাপের মাধ্যমেও আপনি যা দেখছেন তা শেয়ার করতে দেয়!
- বিষয়বস্তু শেয়ার করা শুরু করতে, আপনার মিটিং স্ক্রিনে আরও বিকল্পের জন্য তিনটি বিন্দুতে ক্লিক করুন।
- শেয়ার আইকন নির্বাচন করুন
- আপনি কি শেয়ার করতে চান তা বেছে নিন। আপনার বিকল্পগুলির মধ্যে একটি ভিডিও, ফটো এবং আপনার পুরো স্ক্রীন অন্তর্ভুক্ত রয়েছে।
- আপনার স্ক্রিনের নীচের দিকে যান এবং যখন আপনি ভাগ করার জন্য প্রস্তুত হন তখন শুরু করুন আলতো চাপুন৷
- হয়ে গেলে, স্টপ বোতামে আলতো চাপুন।
আপনার টিম মিটিংয়ে আরও কন্টেন্ট শেয়ার করুন
আজকাল, দূরত্বকে দুর্দান্ত সামগ্রীর পথে দাঁড়াতে হবে না। আপনার যখনই প্রয়োজন তখন Microsoft টিমগুলিতে একটি বোতামে ট্যাপ করে শেয়ার করুন৷ অথবা আপনি উপস্থাপনা চালিয়ে যাওয়ার সময় মিটিং নিয়ন্ত্রণে অন্য কাউকে দিন। সহযোগিতা সহজ ছিল না!
আপনি কি আপনার টিম মিটিংয়ের জন্য স্ক্রিন শেয়ার বৈশিষ্ট্য ব্যবহার করেন? এটা কিভাবে কাজ করছে? নীচের মন্তব্য বিভাগে আপনার অভিজ্ঞতা সম্পর্কে আমাদের বলুন.