Google দস্তাবেজ সহযোগিতার জন্য একটি দুর্দান্ত সরঞ্জাম কারণ এটি একাধিক ব্যক্তিকে একই সময়ে একটি নথিতে সম্পাদনা এবং কাজ করার অনুমতি দেয়, কে কী করছে তার ট্র্যাক না হারিয়ে৷
আপনি বা আপনার সংস্থা Google ডক্স ব্যবহার করলে, টিমের মধ্যে কে কে কী ডকুমেন্ট দেখেছে এবং কখন দরকারী তথ্য হতে পারে তা জেনে। প্রত্যেকে একটি খসড়া, শর্তাবলী, আপনার সর্বশেষ জমা দেওয়া, নীতি এবং পদ্ধতিগুলি বা অন্য কিছু গুরুত্বপূর্ণ নথি পড়া নিশ্চিত করা থেকে, কে কী করেছে এবং কখন অপরিহার্য তা দেখতে সক্ষম হওয়া।
সম্প্রতি পর্যন্ত, আপনি দেখতে পারেননি কে আপনার Google ডক্স দেখেছে৷ আপনি দেখতে পাচ্ছেন কে এটি সম্পাদনা করেছে, কিন্তু কে শুধু এটি পড়েছে তা নয়। যদি তারা সংরক্ষণ না করে, সম্পাদনা না করে বা মন্তব্য না করে, তাহলে কোনো নির্দিষ্ট ব্যক্তি আদৌ কোনো নথির সর্বশেষ সংস্করণটি পড়ে কিনা তা আপনার ধারণা ছিল না।
এছাড়াও, যেহেতু আপনি শুধুমাত্র পঠনযোগ্য অনুমতিগুলির সাথে Google ডক্স শেয়ার করতে পারেন, তাই আপনি কিছু লোকের সাথে নথিটি শেয়ার করতে পারেন যাতে তারা দস্তাবেজটি পর্যালোচনা করে কিন্তু কোনো পরিবর্তন না করে।
Google ডক্সের বর্তমান সংস্করণগুলি আপনাকে সেটিংস কনফিগার করার অনুমতি দেয় যাতে আপনি দেখতে পারেন কে আপনার Google ডক্স দেখেছে৷ চলুন দেখে নেওয়া যাক কিভাবে আপনি নিজে এই কাজটি করতে পারেন।
G Suite অ্যাক্টিভিটি মনিটর
G Suite সাধারণত সেই সংস্থাগুলি ব্যবহার করে যেখানে সহযোগিতা অপরিহার্য। আপনি যদি নিয়মিতভাবে অন্যদের সাথে সহযোগিতা করার জন্য G Suite ব্যবহার করেন, আপনি যেকোনো Google ডক্স ফাইলের দেখার ইতিহাস দেখতে অ্যাক্টিভিটি মনিটর ব্যবহার করতে পারেন।
এটি করতে এই পদক্ষেপগুলি অনুসরণ করুন:
- একটি গুগল শীট ফাইল খুলুন
- ঊর্ধ্বমুখী প্রবণতায় ক্লিক করুন তীর আইকন উপরের ডানদিকে, অথবা যান টুলস তালিকা নিচে নামান
- খোলা কার্যকলাপ ড্যাশবোর্ড
- ক্লিক করুন সব দর্শক আপনার প্রতিষ্ঠান ট্যাবের জন্য
এই প্রক্রিয়াটি আপনাকে প্রতিটি দর্শকের শেষ দেখার তারিখ এবং সময় সহ নথিতে ভিউ ট্র্যাক করতে সক্ষম করবে।
আপনি যদি আপনার Google ডক-এ অ্যাক্টিভিটি মনিটর বিকল্পটি দেখতে না পান তবে এর অর্থ সম্ভবত আপনি G Suite সংস্করণের পরিবর্তে Google ডক্সের বিনামূল্যের সংস্করণ বা একটি ব্যক্তিগত অ্যাকাউন্টে লগ ইন করেছেন।
দর্শক এবং মন্তব্য প্রবণতা
আপনার Google ডক্স কে দেখেছে তা দেখার পাশাপাশি, কার্যকলাপ মনিটর আপনাকে প্রবণতা দেখতে সক্ষম করে যখন লোকেরা আপনার দস্তাবেজ দেখে বা মন্তব্য করে৷
দর্শকদের প্রবণতা: আপনি 7 দিন থেকে সর্বকালের জন্য বেছে নেওয়া যেকোনো সময়ের জন্য অনন্য দর্শকের সংখ্যার একটি বার চার্ট দেখায়।
মন্তব্য প্রবণতা: 7 দিন থেকে সর্বকালের যেকোন সময়ের মধ্যে আপনাকে মন্তব্য প্রবণতার বার চার্ট দেখায়।
Google ডক্সে দেখার ইতিহাস বন্ধ করুন
যে কারণেই আপনি একটি নথি দেখার ইতিহাস বন্ধ করতে চান, আপনি এই দ্রুত পদক্ষেপগুলি অনুসরণ করেও তা করতে পারেন:
- গুগল শীট খুলুন
- ঊর্ধ্বমুখী প্রবণতায় ক্লিক করুন তীর আপনার ডকের উপরের ডানদিকে বা যান টুলস পুল-ডাউন মেনু থেকে
- খোলা কার্যকলাপ ড্যাশবোর্ড
- নির্বাচন করুন নিরাপত্তা নির্দিষ্টকরণ
- ডকুমেন্ট সেটিং এর অধীনে, টগল করুন এই নথির জন্য আমার দেখার ইতিহাস দেখান বন্ধ করতে
এই বিকল্পটি Google ডক্সের ব্যক্তিগত বা বিনামূল্যের সংস্করণেও উপলব্ধ৷ আপনি যদি একটি নথিতে কাজ করছেন কিন্তু আপনি আপনার চূড়ান্ত সংশোধনগুলি ভাগ করার জন্য প্রস্তুত না হওয়া পর্যন্ত আপনার সহযোগীরা জানতে চান না, আপনি আপনার দেখার ইতিহাস বন্ধ করতে পারেন।
Google পত্রক খোলার মাধ্যমে শুরু করুন, এবং ক্লিক করুন৷ সেটিংস.
সেটিংস মেনু আপনাকে "অ্যাক্টিভিটি ড্যাশবোর্ড" সেটিংস দিয়ে আপনার দেখার ইতিহাস বন্ধ করতে দেয়। একবার আপনি এটিকে "বন্ধ" অবস্থানে টগল করলে, পরিবর্তনগুলি সংরক্ষণ করতে ওকে ক্লিক করুন।
আপনার Google ডকে কে পরিবর্তন করেছে তা কীভাবে দেখবেন
সংস্করণ নিয়ন্ত্রণ খুবই গুরুত্বপূর্ণ, বিশেষ করে যদি আপনি একটি নিয়ন্ত্রিত শিল্পে কাজ করেন। সংস্করণ নিয়ন্ত্রণ এমন কিছু যা Google ডক্স কিছু সময়ের জন্য ভাল করেছে। ডক্স দেখাবে কে একটি নথি সম্পাদনা করেছে, সংরক্ষণ করেছে বা ভাগ করেছে৷ এটি আসলে শুধুমাত্র G Suite এর সাথে নয়, ব্যক্তিগত Google ডক্সের সাথেও কাজ করে।
আপনি যদি সংস্করণ নিয়ন্ত্রণে আগ্রহী হন বা ফাইলটি লক না করে কেউ পরিবর্তন করেনি তা নিশ্চিত করতে চান, আপনি এই পদক্ষেপগুলি অনুসরণ করে জানতে পারেন:
- আপনি ট্র্যাক করতে চান এমন একটি Google পত্রক খুলুন
- নির্বাচন করুন ফাইল এবং সংস্করণ ইতিহাস
- নির্বাচন করুন সংস্করণ ইতিহাস দেখুন
আপনার স্ক্রিনের ডানদিকে একটি উইন্ডো উপস্থিত হওয়া উচিত যা প্রশ্নে থাকা নথির জন্য প্রতিটি সংরক্ষণ এবং সম্পাদনা দেখায়৷ আপনি কীভাবে G Suite বা Google ডক্স সেট আপ করেছেন তার উপর নির্ভর করে, আপনি ডকুমেন্টের শীর্ষে থাকা ‘শেষ সম্পাদনা ছিল…’ লিঙ্কটি নির্বাচন করেও এই ডেটা দেখতে পারেন। এটি আপনাকে ঠিক একই জায়গায় নিয়ে যায়।
সেই উইন্ডোর মধ্যে, আপনার সম্পাদনা করার আগে নথির পূর্ববর্তী সংস্করণটি দেখার বিকল্পও থাকা উচিত।
এটি সংস্করণ নিয়ন্ত্রণের জন্য অপরিহার্য কারণ আপনার কাছে কী পরিবর্তনগুলি করা হয়েছিল, কখন সেগুলি করা হয়েছিল এবং কার দ্বারা করা হয়েছিল তার একটি অডিট ট্রেল রয়েছে৷ আপনি যদি কিছু পরিবর্তন করেন, এটিতে ঘুমান, আপনার মন পরিবর্তন করুন এবং সেগুলি ফিরিয়ে আনতে চান তবে এটিও কার্যকর।
আপনার Google ডক কে শেয়ার করেছে তা কিভাবে দেখুন
কে আপনার Google ডক এবং কখন শেয়ার করেছে তাও আপনি দেখতে পারেন৷ আপনি শেয়ারিং সেটিংসও দেখতে পারেন যাতে আপনি আপনার নথিতে অ্যাক্সেস আরও ভালভাবে নিয়ন্ত্রণ করতে পারেন৷
- যাও drive.google.com
- ক্লিক করুন আমার চালনা বাম দিকে
- ছোট ক্লিক করুন i উপরের ডান কোণে বোতাম
- ক্লিক কার্যকলাপ
- হয় প্রতিটি ফাইল বা ফোল্ডারে পৃথকভাবে ক্লিক করুন বা স্ক্রিনের ডানদিকে স্ক্রোল বারটি পর্যালোচনা করুন। এটি আপনাকে দেখাবে কে আপনার নথি ভাগ করেছে৷
আপনি শেয়ার নির্বাচন করে নথির মধ্যে থেকেও চেক করতে পারেন। পপআপ উইন্ডোতে ব্যক্তিদের নাম প্রদর্শিত হবে। যদি একাধিক লোক থাকে, একটি নাম নির্বাচন করুন এবং সমস্ত নামের তালিকা প্রদর্শিত হবে।
সর্বশেষ ভাবনা
আপনার যদি কোনো G Suite অ্যাকাউন্টে অ্যাক্সেস না থাকে তবে কে আপনার নথিগুলি দেখেছে, ভাগ করেছে এবং সম্পাদনা করেছে তা নির্ধারণ করার আপনার ক্ষমতা সীমিত; যাইহোক, এখনও কিছু মৌলিক তথ্য পেতে উপায় আছে.
এই নির্দেশিকায় প্রদত্ত পদক্ষেপগুলি অনুসরণ করে, আপনি দ্রুত এবং সহজে দেখতে পারবেন কে আপনার Google ডক্স ডকুমেন্ট দেখেছে, সম্পাদনা করেছে, পরিবর্তন করেছে৷