6 এর মধ্যে 1 চিত্র
লক্ষ লক্ষ মানুষ তাদের ইমেল এবং ক্যালেন্ডার পরিচালনা করতে মাইক্রোসফ্ট আউটলুক ব্যবহার করে, কর্মক্ষেত্রে এবং বাড়িতে উভয়ই। এটি এর উপযোগিতার একটি প্রমাণ, কিন্তু সত্য হল যে খুব কম লোকই সত্যিই জানেন যে কীভাবে এর বৈশিষ্ট্যগুলি সবচেয়ে বেশি ব্যবহার করা যায়।
কিছু সহজ কৌশল শেখা আপনার সময় বাঁচাতে পারে, আপনাকে আরও দক্ষতার সাথে কাজ করতে সাহায্য করতে পারে এবং এমনকি আপনার বাড়ি এবং কর্মজীবনকে সিঙ্ক করতে পারে। এই টিপসগুলি আউটলুক 2013, 2016, 2019 এবং Microsoft 365 এর দিকে তৈরি, তবে অনেকগুলি Outlook এর পুরানো সংস্করণগুলিতেও প্রযোজ্য।
টিপ #1: দ্রুত অংশ ব্যবহার করে পুনরাবৃত্তিমূলক টাইপিং বাদ দিন
আপনি যদি নিয়মিত পাঠ্যের একটি স্ট্যান্ডার্ড ব্লক টাইপ করতে চান তবে আপনি এটি একটি হিসাবে সংরক্ষণ করতে পারেন "দ্রুত অংশ" আপনার ইমেইলে সহজে সন্নিবেশ করার জন্য।
- কম্পোজার উইন্ডোতে লেখাটি হাইলাইট করুন।
- ক্লিক করুন "ঢোকান" রিবন মেনু রোল আউট করতে ট্যাব.
- নির্বাচন করুন "দ্রুত অংশ" এবং নির্বাচন করুন “কুইক পার্টস গ্যালারিতে নির্বাচন সংরক্ষণ করুন৷"
- ক্লিক "ঠিক আছে" পপআপ ফ্রেমে নতুন কুইক পার্ট বাক্যাংশ সংরক্ষণ করতে।
ভবিষ্যতে, আপনি যখন একই ব্লকের টেক্সট টাইপ করা শুরু করবেন, তখন আপনি এটি একটি পরামর্শ হিসাবে পপ আপ দেখতে পাবেন। আঘাত "প্রত্যাবর্তন" সম্পূর্ণ টেক্সট সন্নিবেশ করান। এছাড়াও আপনি মাউস ব্যবহার করে আপনার বাক্যাংশ নির্বাচন করতে পারেন "দ্রুত অংশ" ড্রপডাউন স্থান নির্ধারণের বিকল্পগুলির জন্য এটিতে ডান-ক্লিক করুন, অথবা দ্রুত অংশ এবং অন্যান্য "বিল্ডিং ব্লক" সম্পাদনা ও পরিচালনা করুন।
টিপ #2: ভবিষ্যতের সময়ে বিতরণ করার জন্য একটি বার্তা লিখুন
যদি আপনার কাছে এমন কিছু খবর বা বার্তা থাকে যা আপনি অবিলম্বে শেয়ার করতে চান না, আউটলুক আপনাকে একটি নির্দিষ্ট সময় পর্যন্ত ডেলিভারি স্থগিত করতে দেয়।
- আপনার ইমেল লিখুন এবং আপনার প্রাপক যোগ করুন. আপনি স্বাভাবিকভাবে পাঠাতে সবকিছু প্রস্তুত করুন.
- "বিকল্প" ট্যাবে ক্লিক করুন। এটির নীচে একটি ফ্লাইআউট মেনু প্রদর্শিত হবে।
- ক্লিক করুন "বিলম্বিত বিলম্ব" অথবা "এ ছোট তীর আইকন নির্বাচন করুনপাঠান" বক্স, আপনার আউটলুক সংস্করণ এবং ওএসের উপর নির্ভর করে।
- পপআপ ফ্রেমে, আপনি যে তারিখ এবং সময় প্রাপককে ইমেল পেতে চান তা চয়ন করুন এবং তারপরে ক্লিক করুন "বন্ধ" বা "পাঠান" আপনার Outlook সংস্করণ এবং OS এর উপর নির্ভর করে।
- ক্লিক "পাঠান" যখন শেষ হবে.
- আপনি যদি একটি এক্সচেঞ্জ সার্ভার ব্যবহার করেন তবে আপনি এখন আউটলুক বন্ধ করতে পারেন। আপনি যদি POP বা IMAP ব্যবহার করেন, তাহলে নির্দিষ্ট পাঠানোর সময় অতিক্রান্ত না হওয়া পর্যন্ত আপনাকে অ্যাপ্লিকেশনটি খোলা রাখতে হবে।
আপনি তারিখ এবং সময় আপডেট করতে পারেন বা বার্তাটি পাঠানোর আগে সম্পূর্ণ মুছে ফেলতে পারেন। পরিদর্শন "খসড়া" ফোল্ডার এবং ক্লিক করুন "পাঠানো বাতিল করুন।" তারপর আপনি বার্তাটি পুনরায় তৈরি করতে পারেন এবং এটি একটি নতুন তারিখ বা সময়ে পাঠাতে পারেন৷
টিপ #3: সাধারণ অনুসন্ধানের জন্য একটি ফোল্ডার তৈরি করুন
সার্চ ফিল্ডে শব্দ বা বাক্যাংশ টাইপ করে আপনি সর্বদা বর্তমান ফোল্ডারটি অনুসন্ধান করতে পারেন, যা বার্তা তালিকার উপরে পাওয়া যায়। যাইহোক, প্রায়শই অনুসন্ধান করা পদগুলির জন্য, আপনি একটি দিয়ে কাজটি সহজ করতে পারেন "অনুসন্ধান" ফোল্ডার
যান "ফোল্ডার" ট্যাব এবং ডান ক্লিক করুন "অনুসন্ধান ফোল্ডার" একটি তৈরি করতে বিভিন্ন ধরণের টেমপ্লেট থেকে চয়ন করুন (নির্দিষ্ট ব্যক্তির ইমেল, গুরুত্বপূর্ণ হিসাবে চিহ্নিত মেইল, ইত্যাদি) অথবা ব্যবহার করে আপনার নিজস্ব মানদণ্ড সেট আপ করুন "একটি কাস্টম অনুসন্ধান ফোল্ডার তৈরি করুন" বিকল্প
আপনার নতুন অনুসন্ধান ফোল্ডারটি Outlook উইন্ডোর বাম দিকে ফোল্ডার ফলকে প্রদর্শিত হবে; আপনার নির্বাচিত শর্ত পূরণের বার্তা দেখতে এটিতে ক্লিক করুন। ডান ক্লিক করুন এবং নির্বাচন করুন "ফোল্ডারের নাম পরিবর্তন করুন" এটি একটি সুবিধাজনক নাম দিতে.
টিপ #4: দ্রুত পদক্ষেপ সহ পুনরাবৃত্ত কাজগুলি স্বয়ংক্রিয় করুন
আপনি যদি নিজেকে নিয়মিতভাবে একটি নির্দিষ্ট কাজ সম্পাদন করতে দেখেন, যেমন একজন সহকর্মীর কাছে একটি ইনকামিং ইমেল ফরওয়ার্ড করা বা একটি মিটিংয়ে প্রাপকদের একটি গ্রুপকে আমন্ত্রণ জানানো, তাহলে দ্রুত পদক্ষেপ আপনার সময় বাঁচাতে পারে। আপনি পূর্বনির্ধারিত একটি সেট পাবেন দ্রুত পদক্ষেপ মাঝখানে বাড়ি ট্যাব, তবে বৈশিষ্ট্যটির আসল শক্তি আপনার নিজের সংজ্ঞায়িত করার মধ্যে আসে।
ড্রপডাউন তীর ক্লিক করুন এবং নির্বাচন করুন "নতুন দ্রুত পদক্ষেপ" ক্রিয়াগুলির একটি কাস্টম ক্রম তৈরি করতে যা আপনার মাউসের একক ট্যাপ দিয়ে বার্তাগুলিকে শ্রেণীবদ্ধ করতে, সরাতে, পতাকাঙ্কিত করতে এবং মুছতে পারে।
পুলআউট তীরটিতে ক্লিক করা, এর মধ্যে নীচে-ডান বিভাগে পাওয়া যায় "দ্রুত পদক্ষেপ" রিবন গ্রুপ, একটি ডায়ালগ খোলে যেখান থেকে আপনি শর্টকাট সদৃশ এবং সম্পাদনা করতে পারেন যাতে আপনি একটি থিমের বিভিন্নতা তৈরি করতে পারেন।
টিপ #5: নিয়ম এবং শর্তসাপেক্ষ বিন্যাস সহ আপনার মেল সাজান
দ্য 'নিয়ম' মধ্যে ড্রপডাউন 'সরানো' এর বিভাগ 'বাড়ি' ট্যাব বার্তাগুলি আসার সাথে সাথে স্বয়ংক্রিয়ভাবে প্রক্রিয়াকরণের নিয়মগুলি তৈরি এবং পরিচালনা করার বিকল্পগুলি প্রদান করে৷ আপনি ক্লিক করার আগে একটি বার্তা নির্বাচন করলে, এটি অনুরূপ বার্তাগুলিকে প্রভাবিত করে এমন একটি নিয়ম তৈরি করার প্রস্তাব দেবে৷ নির্বাচন করুন "নিয়ম তৈরি করুন" এবং আপনাকে প্রেরক, প্রাপক, আকার, তারিখ, ইত্যাদি সহ চেক করার জন্য সমস্ত ধরণের মানদণ্ড সেট করার বিকল্প দেওয়া হবে৷ আপনি সেট মানদণ্ডের সাথে মেলে এমন ইমেলের ক্ষেত্রে কী ঘটবে তাও বেছে নেবেন৷
একটি অনুরূপ বৈশিষ্ট্য হয় শর্তাধীন বিন্যাশ, যা আপনি ক্লিক করে খুঁজে পাবেন "সেটিংস দেখুন" দ্বারা অনুসরণ করা হয় "দেখুন" ট্যাব এটি বার্তাগুলি সরানো বা প্রক্রিয়া করে না, তবে এটি একটি নির্দিষ্ট ফন্ট এবং রঙে নির্দিষ্ট মানদণ্ডের সাথে মেলে এমন ইমেলগুলি প্রদর্শন করে, যাতে আপনি তাত্ক্ষণিকভাবে আপনার ইনবক্সে সেগুলি দেখতে পারেন৷
টিপ #6: স্বয়ংক্রিয়ভাবে অপ্রয়োজনীয় বার্তাগুলি সাফ করুন
আপনি যদি স্থান বাঁচাতে চান বা একটি অবাঞ্ছিত ইমেল পথ পরিপাটি করতে চান, তাহলে পরিষ্কার কর Outlook 2013 এবং পরবর্তীতে টুল সাহায্য করতে পারে। এটি একটি সম্পূর্ণ ইমেল কথোপকথন বিশ্লেষণ করে এবং পরবর্তী বার্তাগুলির মধ্যে সম্পূর্ণরূপে উদ্ধৃত করা যেকোন বার্তাগুলিকে মুছে দেয় - এইভাবে, আপনি পরবর্তী বার্তাগুলি পরীক্ষা করে কী বলা হয়েছে তা এখনও দেখতে পারেন৷
ব্যবহার করা পরিষ্কার কর, এর ড্রপডাউন মেনুতে ক্লিক করুন "বাড়ি" ট্যাব করুন এবং আপনি একটি একক কথোপকথন বা একটি সম্পূর্ণ ফোল্ডার পরিপাটি করতে চান কিনা তা চয়ন করুন৷ আপনার সেটিংসের উপর আরও নিয়ন্ত্রণ প্রয়োগ করতে, ক্লিক করুন "সেটিংস" পপআপ সতর্কতার মধ্যে বোতামটি বেছে নিন কোন ধরণের বার্তাগুলি গুলি করা উচিত এবং কী একা রাখা উচিত৷
টিপ #7: আপনার মেল এবং ক্যালেন্ডারে অ্যাক্সেস অর্পণ করুন
যদি একটি নির্দিষ্ট পরিস্থিতি বা ইভেন্টের জন্য আপনাকে অন্য ব্যক্তির কাছে Outllok অ্যাকাউন্ট অ্যাক্সেস প্রদানের প্রয়োজন হয়, আপনি সাময়িকভাবে অন্য কাউকে আপনার ইনবক্স এবং অ্যাপয়েন্টমেন্টগুলি পরিচালনা করতে দিতে পারেন। এটি সেট আপ করতে, খুলুন "ফাইল" ট্যাব, তারপর ক্লিক করুন "অ্যাকাউন্ট সেটিংস" ড্রপডাউন এবং নির্বাচন করুন "ডেলিগেট অ্যাক্সেস।" ক্লিক "যোগ করুন" এবং সেই ব্যক্তির (বা লোকেদের) নাম লিখুন যাকে আপনি অ্যাক্সেস দিতে চান।
আপনি অনুমতির জন্য ড্রপডাউনের একটি সেট দেখতে পাবেন। ডিফল্ট সেটিংস আপনার প্রতিনিধিকে আপনার ক্যালেন্ডার এবং টাস্ক তালিকা অ্যাক্সেস এবং আপডেট করার অনুমতি দেয়, যখন ইমেল এবং পরিচিতিগুলি ব্যক্তিগত থাকে। আপনি আপনার প্রয়োজন অনুযায়ী অনুমতি সামঞ্জস্য করতে পারেন.
বিঃদ্রঃ: একজন প্রতিনিধিকে অবশ্যই আপনার মতো Outlook এর একই সংস্করণ ব্যবহার করতে হবে এবং আপনি যে আইটেমগুলি অ্যাক্সেস করতে চান তা অবশ্যই একটি Exchange সার্ভারে সংরক্ষণ করতে হবে৷ আপনার হার্ড ড্রাইভে থাকা আপনার মেলবক্সে প্রতিনিধির অ্যাক্সেস থাকবে না।
টিপ #8: পড়ার রসিদ পরিচালনা করুন
সৌভাগ্যক্রমে, আউটলুক একটি পড়ার রসিদ পাঠানোর আগে অনুমতি চাইতে যথেষ্ট ভাল আচরণ করে; আপনি ক্লিক করে এর আচরণ আরও কাস্টমাইজ করতে পারেন "ফাইল" ট্যাব, খোলা "বিকল্প," নির্বাচন করা "মেইল" দেখুন, এবং নিচে স্ক্রোল করা হচ্ছে 'ট্র্যাকিং' অধ্যায়. প্রেরিত রসিদ অনুরোধের ফ্রিকোয়েন্সি কনফিগার করতে, নির্বাচন করুন "সর্বদা" বা "কখনই না" অথবা আপনার নিজের রসিদ অনুরোধ সেটিংস কনফিগার করুন.
একটি দরকারী বিকল্প হল একটি ডেলিভারি রসিদ অনুরোধ করার ক্ষমতা, যা নিশ্চিত করে যে আপনার ইমেল প্রাপকের মেল সার্ভারে পৌঁছেছে, এটি আসলে খোলার সময় কোনও বিজ্ঞপ্তির উপর জোর না দিয়ে।
টিপ #9: সময় অঞ্চল
আপনি যদি কাজের জন্য ভ্রমণ করেন, আপনি ভুল স্থানীয় সময়ে আউটলুকের মিটিং এবং অ্যাপয়েন্টমেন্টের হতাশা জানতে পারবেন। সৌভাগ্যক্রমে, আপনি আপনার সেটিংসের মধ্যে থেকে সময় অঞ্চল নিয়ন্ত্রণ করতে পারেন। অধীন "ফাইল," খোঁজা "বিকল্প" এবং নির্বাচন করুন "ক্যালেন্ডার" আপনার খুলতে "সময় অঞ্চল" সেটিংস. একবার আপনি আপনার স্থানীয় সময় অঞ্চল পরিবর্তন করলে, ইমেল টাইমস্ট্যাম্প এবং ক্যালেন্ডার এন্ট্রিগুলি উপযুক্ত অফসেটের সাথে দেখানো হবে।
আপনি দেখানোর জন্য একটি দ্বিতীয় টাইম জোনও কনফিগার করতে পারেন যাতে, উদাহরণস্বরূপ, আপনি বাড়িতে ফিরে আসার সময় ট্র্যাক রাখতে পারেন, বা বিদেশে থাকা আপনার সহকর্মীদের অফিস চলাকালীন সময়ে আপনি তাদের ধরতে পারেন কিনা তা নিশ্চিত করতে দেখতে পারেন। দিনের একটি অসুবিধাজনক সময়ে তাদের সাথে যোগাযোগ করবেন না। ক্লিক "সময় অঞ্চল অদলবদল করুন" সহজে এক স্থান থেকে অন্য স্থানে স্যুইচ করতে।
টিপ #10: স্টিকি নোট বৈশিষ্ট্য ব্যবহার করুন
আউটলুক আপনাকে গুরুত্বপূর্ণ তথ্য মনে করিয়ে দিতে বা নোট নিতে সাহায্য করার জন্য একটি অন্তর্নির্মিত স্টিকি নোট বৈশিষ্ট্য অন্তর্ভুক্ত করে। প্রেস করুন "Ctrl + Shift + N" আউটলুক ইন্টারফেসের যেকোনো জায়গা থেকে একটি নতুন নোট তৈরি করতে, যা স্ক্রিনের যে কোনো জায়গায় টেনে এনে অবস্থান করা যেতে পারে। ডিফল্টরূপে, নোটগুলি ফ্যাকাশে হলুদে প্রদর্শিত হয়, তবে আপনি সেগুলিকে বিভাগগুলিতে বরাদ্দ করতে পারেন, যার কারণে সেগুলি সংশ্লিষ্ট রঙে স্যুইচ করে৷
আপনার নোট পরিচালনা করতে, ক্লিক করুন "বিঃদ্রঃ" নিচের দিকে আইকন 'দেখুন' প্যানেল সেখান থেকে, আপনি নোটগুলি অনুলিপি করতে, সংগঠিত করতে এবং মুদ্রণ করতে পারেন৷ এছাড়াও আপনি নির্দিষ্ট টেক্সট সম্বলিত নোটের জন্য উইন্ডোর উপরের-ডান দিকের ক্ষেত্রের মাধ্যমে অনুসন্ধান করতে পারেন।
টিপ #11: এনক্রিপ্ট করা ইমেল
আপনি যদি প্রমাণ করতে চান যে আপনার বার্তাগুলি সত্যিই আপনার কাছ থেকে এসেছে, আউটলুক ক্রিপ্টোগ্রাফিকভাবে আপনার ইমেলগুলিতে স্বাক্ষর করতে পারে৷ আপনি এমনকি আরও এক ধাপ এগিয়ে গিয়ে পাঠ্য এবং সংযুক্তিগুলিকে এনক্রিপ্ট করতে পারেন যাতে শুধুমাত্র প্রাপক যাদের সাথে আপনি কী ভাগ করেছেন তারাই সেগুলি পড়তে পারেন৷ এটি সেট আপ করতে, ক্লিক করে "ট্রাস্ট সেন্টার সেটিংস" খুলুন "ফাইল | বিকল্প | ট্রাস্ট সেন্টার" এবং নির্বাচন "ই-মেইল নিরাপত্তা।"
ইমেলগুলি এনক্রিপ্ট করা এবং একটি ডিজিটাল স্বাক্ষর যোগ করা প্রাসঙ্গিক বাক্সগুলিতে টিক দেওয়ার মতোই সহজ, তবে আপনাকে একটি তৈরি এবং আমদানি করতে হবে ডিজিটাল আইডি যদি আপনার ইতিমধ্যে একটি না থাকে। ক্লিক "একটি ডিজিটাল আইডি পান..." Comodo সহ বিভিন্ন প্রদানকারীর লিঙ্ক দেখতে, যা বিনামূল্যে ইমেল শংসাপত্র অফার করে।