আপনি যদি ব্যবসার জন্য বা কোনও সংস্থার জন্য Google পত্রক ব্যবহার করেন, তাহলে লক ডাউন করা বা অন্যথায় সম্পদ রক্ষা করা গুরুত্বপূর্ণ। দুর্ঘটনাজনিত পরিবর্তন বা মুছে ফেলা, দূষিত পরিবর্তন বা সাধারণ দুষ্টুমি বা ত্রুটির কারণে আপনি আপনার কাজ হারাতে পারেন এবং যখন Google এটির ব্যাকআপ রাখে, তখনও সময় নষ্ট হয়। আপনি যদি নির্দিষ্ট কক্ষের জন্য সম্পাদনা সীমাবদ্ধ করতে চান বা Google পত্রকের অন্যান্য দিকগুলিকে সুরক্ষিত করতে চান তবে এই টিউটোরিয়ালটি আপনার জন্য।
Google পত্রক হল Excel এর সমতুল্য এবং ক্লাউডে কিছু মৌলিক কিন্তু এখনও শক্তিশালী স্প্রেডশীট টুল সরবরাহ করে। আমি গুগল শীট এবং ডক্স অনেক ব্যবহার করি। যদিও দেখার কিছু নেই, তারা উত্পাদনশীলতার জন্য প্রয়োজনীয় সমস্ত প্রয়োজনীয় সরঞ্জাম ধারণ করে। এগুলি অফিসের মতো গভীর নাও হতে পারে বা অনেকগুলি ফাংশন করতে সক্ষম নাও হতে পারে তবে আপনি যদি একজন অ্যাকাউন্ট্যান্ট বা প্রকল্প ব্যবস্থাপক না হন তবে আপনি অফিসের সাথে আসা অর্ধেক টুল ব্যবহার করবেন না।
Google পত্রকগুলিতে আপনার কাজকে সুরক্ষিত করার কয়েকটি উপায় রয়েছে৷ আমি আপনাকে তাদের কিছু দেখাব।
Google পত্রকগুলিতে সেল লক করুন
Google পত্রকগুলিতে নির্দিষ্ট কক্ষগুলির জন্য সম্পাদনা সীমিত করতে, আপনি সেগুলি লক করুন৷ এইভাবে, শুধুমাত্র আপনি বা আপনি অনুমোদিত তালিকায় যোগ করেছেন এমন কেউ সেই কক্ষগুলিকে সংশোধন করতে পারবেন৷ সমস্ত লোকের অনুমতি আছে এবং সেগুলি দেখতে পাবে কিন্তু পরিবর্তন করবে না৷ আপনার নথির সাথে কে কী করে তা নিয়ন্ত্রণ করার এটি একটি ব্যবহারিক উপায়।
এটি করার দুটি প্রধান উপায় আছে। আপনি ঘর নির্বাচন করতে পারেন এবং তাদের লক করতে পারেন বা সম্পূর্ণ শীট নির্বাচন করতে পারেন এবং ব্যতিক্রম যোগ করতে পারেন। আমি আপনাকে এখানে প্রথম পদ্ধতি এবং এক মিনিটের মধ্যে ব্যতিক্রম পদ্ধতি দেখাব।
- আপনার শীট খুলুন এবং আপনি লক করতে চান ঘরের পরিসীমা নির্বাচন করুন।
- ডেটা এবং সুরক্ষিত শীট এবং রেঞ্জ নির্বাচন করুন। ডানদিকে একটি মেনু বার আসবে।
- লকটিকে একটি অর্থপূর্ণ নাম দিন এবং অনুমতিগুলি সেট করুন নির্বাচন করুন৷
- কে এই পরিসরটি সম্পাদনা করতে পারে তা সীমাবদ্ধ করুন নির্বাচন করুন এবং এটিকে শুধুমাত্র আপনি সেট করুন বা কাস্টম বিকল্প থেকে অন্যদের যোগ করুন।
- শেষ হয়ে গেলে সম্পন্ন নির্বাচন করুন।
আপনি অন্য লোকেদের তাদের Gmail ঠিকানার সাথে যোগ করতে পারেন বা আপনি কীভাবে Google পত্রক সেট আপ করেছেন তার উপর নির্ভর করে একটি তালিকা থেকে নির্বাচন করতে পারেন৷ একবার হয়ে গেলে, আপনি যে কক্ষগুলি নির্দিষ্ট করেছেন সেগুলিকে লক করা হবে কিন্তু আপনি যাকে অনুমতি দেবেন। লকটি অদৃশ্য থাকে যতক্ষণ না কেউ এটি সংশোধন করার চেষ্টা করে যারা তালিকায় নেই।
আপনি যদি কক্ষগুলিকে সম্পূর্ণরূপে লক ডাউন করতে না চান তবে আপনি পরিবর্তে একটি সতর্কতা বার্তা প্রদর্শন করতে পারেন। এটি আপনাকে সম্পাদককে সতর্ক করতে দেয় যে তারা যে সেল(গুলি) সম্পাদনা করতে চলেছে তা গুরুত্বপূর্ণ এবং অতিরিক্ত সতর্ক থাকতে হবে৷
- আপনার শীট খুলুন এবং আপনি লক করতে চান ঘরের পরিসীমা নির্বাচন করুন।
- ডেটা এবং সুরক্ষিত শীট এবং রেঞ্জ নির্বাচন করুন। ডানদিকে একটি মেনু বার আসবে।
- লকটিকে একটি নাম দিন এবং অনুমতিগুলি সেট করুন নির্বাচন করুন৷
- এই পরিসরটি সম্পাদনা করার সময় একটি সতর্কতা দেখান নির্বাচন করুন।
- সম্পন্ন নির্বাচন করুন।
এই সেটিং এর মাধ্যমে, যে কেউ সুরক্ষিত কক্ষটি সম্পাদনা করতে চলেছেন তারা একটি পপআপ সতর্কতা দেখতে পাবেন যা তাদের বলবে 'হেড আপ! আপনি এই পত্রকের অংশ সম্পাদনা করার চেষ্টা করছেন যা দুর্ঘটনাক্রমে পরিবর্তন করা উচিত নয়। যাইহোক সম্পাদনা করুন?’ সম্পাদক সত্যিই সেল পরিবর্তন করতে চান তা নিশ্চিত করার জন্য একটি নির্দিষ্ট ওকে বোতামও রয়েছে। আপনার শীট সম্পাদনা করার জন্য আপনি যাদের বিশ্বাস করেন তাদের মনে করিয়ে দেওয়ার জন্য এটি কার্যকর যে সেই নির্দিষ্ট কক্ষগুলির অতিরিক্ত যত্নের প্রয়োজন৷
সমগ্র Google শিট লক করুন
যদি কক্ষগুলি লক করা যথেষ্ট না হয়, তাহলে আপনি সম্পূর্ণ Google পত্রকটিকে লক করতে পারেন যাতে এটি শুধুমাত্র অনুমোদিত ব্যবহারকারীদের জন্যই পড়া যায়৷ এটি উপরের মত একটি অনুরূপ প্রক্রিয়া অনুসরণ করে কিন্তু নির্দিষ্ট কক্ষের পরিবর্তে সমগ্র শীটটিকে অস্পৃশ্য রেন্ডার করে। আপনি যদি আপনার পত্রকটি উপস্থাপন বা ভাগ করে থাকেন এবং এটিকে এলোমেলো করতে না চান, তাহলে আপনি এটিকে এভাবেই রক্ষা করেন।
- আপনি যে শীটটি লক করতে চান তা খুলুন।
- ডেটা এবং সুরক্ষিত শীট এবং রেঞ্জ নির্বাচন করুন। ডানদিকে একটি মেনু বার আসবে।
- রেঞ্জের পরিবর্তে শীট টগল নির্বাচন করুন।
- একাধিক থাকলে নির্দিষ্ট শীট নির্বাচন করুন।
- অনুমতি সেট করুন নির্বাচন করুন এবং সম্পাদনা করতে পারেন এমন ব্যবহারকারীদের যোগ করুন।
- সম্পন্ন নির্বাচন করুন।
আপনি লকিং বা সতর্কতার সাথে সেল লকিংয়ের মতো একই ব্যবস্থা ব্যবহার করতে পারেন। এটি উপরের মত একই সেটআপ ব্যবহার করে তাই আমি এটি পুনরাবৃত্তি করে আপনাকে বিরক্ত করব না।
একটি লক করা শীটে সেল ব্যতিক্রম যোগ করা হচ্ছে
আমি উপরে উল্লেখ করেছি যে কোষগুলিকে লক করার দ্বিতীয় উপায় রয়েছে এবং তা হল সম্পূর্ণ পত্রকটি লক করা তবে একটি ব্যতিক্রম হিসাবে কোষগুলি যুক্ত করা। আপনার যদি একটি বড় শীট থাকে এবং লক করার জন্য শুধুমাত্র একটি বা কয়েকটি ঘর থাকে, তাহলে এটি করার সবচেয়ে সহজ উপায় হতে পারে। এখানে কিভাবে:
- পুরো Google শীট লক করতে উপরের প্রক্রিয়াটি অনুসরণ করুন কিন্তু ধাপ 6 এর আগে থামুন।
- শীট নির্বাচকের নীচে নির্দিষ্ট ঘর ব্যতীত নির্বাচন করুন।
- নীচের বাক্সের মধ্যে আপনি যে কক্ষগুলি সম্পাদনাযোগ্য থাকতে চান তা যুক্ত করুন৷ সমস্ত কক্ষ অন্তর্ভুক্ত না হওয়া পর্যন্ত চালিয়ে যান।
- অনুমতি সেট করুন নির্বাচন করুন এবং সেখান থেকে এগিয়ে যান।
আপনি একটি গোষ্ঠী নির্বাচন করে এবং তারপরে নীচে আরেকটি রেঞ্জ যোগ করুন লিঙ্কটি নির্বাচন করে পৃথক রেঞ্জ যোগ করতে পারেন। আপনি আপনার শীট সম্পূর্ণরূপে সুরক্ষিত করার জন্য ব্যবহারিক হিসাবে যতটা পুনরাবৃত্তি করতে পারেন।
