মাইক্রোসফ্ট টিমগুলিতে কীভাবে একটি মিটিং শিডিউল করবেন

আপনি আপনার দলের দক্ষতা উন্নত করতে অনেক কিছু করতে পারেন, এবং Microsoft টিমের মতো একটি সহযোগিতা হাব ব্যবহার করা তাদের মধ্যে একটি। এটি একটি দুর্দান্ত যোগাযোগ সরঞ্জাম যা আপনি চ্যাট করতে, ফাইলগুলি ভাগ করতে এবং আপনার দলের সাথে অডিও এবং ভিডিও মিটিং করতে ব্যবহার করতে পারেন৷

আপনি যদি সবেমাত্র টিম দিয়ে শুরু করছেন, তাহলে আপনি হয়তো নিশ্চিত নাও হতে পারেন যে কিভাবে একটি মিটিং শিডিউল করবেন। আপনি এটি করতে পারেন এমন বিভিন্ন উপায় রয়েছে এবং আপনার বিকল্পগুলি নির্ভর করবে আপনি কোন Microsoft টিম সংস্করণ ব্যবহার করছেন তার উপর। এই নিবন্ধে, আমরা আপনাকে আপনার জানা প্রয়োজন সমস্ত বিবরণ দেব।

মাইক্রোসফ্ট টিমে একটি মিটিং শিডিউল করা

আপনার Microsoft টিম অ্যাকাউন্টটি Microsoft 365 গ্রুপের সমস্ত পণ্যের সাথে সংযুক্ত রয়েছে যেমন SharePoint, Outlook, Yammer, ইত্যাদি। এবং আপনি যে ক্যালেন্ডারটি টিমে ব্যবহার করেন তা সরাসরি Microsoft Exchange ক্যালেন্ডারের সাথে সংযুক্ত।

আউটলুক এক্সচেঞ্জ ক্যালেন্ডারও ব্যবহার করে। এর মানে হল যে আপনি একবার আউটলুকের মাধ্যমে একটি মিটিং শিডিউল করলে, এটি স্বয়ংক্রিয়ভাবে টিমগুলিতে এবং অন্যভাবে প্রদর্শিত হবে। আপনি কীভাবে মাইক্রোসফ্ট টিমগুলিতে একটি মিটিং শিডিউল করতে পারেন তা এখানে:

1. টিম চ্যাটে, ক্লিক করুন মিটিং এর সূচি আইকন (নতুন বার্তার জন্য বাক্সের নীচে।)
2. তারপর, নির্বাচন করুন ক্যালেন্ডার, যা বাম পাশের প্যানেলে আছে এবং তারপরে ক্লিক করুন নতুন মিটিং.
3. একটি পপ আপ উইন্ডো প্রদর্শিত হবে. আপনি সভার জন্য সময় এবং তারিখ নির্বাচন করতে পারেন.
4. সময়সূচী সম্পন্ন হলে, ক্লিক করুন সংরক্ষণ. এর পরে, পপ-আপ উইন্ডোটি বন্ধ হয়ে যাবে এবং আপনি Outlook ব্যবহার করে মিটিং আমন্ত্রণ পাঠাতে পারেন।

শিডিউলিং সহকারী

পপ-আপ উইন্ডোতে, আপনি এর ফাংশনটিও ব্যবহার করতে পারেন শিডিউলিং সহকারী. এই বৈশিষ্ট্যটি আপনাকে সহ আপনার দলের সকল সদস্যের জন্য সঠিক সময় খুঁজে পেতে সাহায্য করবে।

আপনি যখন এই বিকল্পটি নির্বাচন করেন, আপনি কখন মিটিং অংশগ্রহণকারীরা বিনামূল্যে এবং কখন তারা ব্যস্ত তা দেখতে সক্ষম হবেন। গাঢ় নীল টাইম স্লটগুলিকে উপস্থাপন করে যখন সেগুলি অনুপলব্ধ থাকে৷ হালকা নীল স্লটগুলি হল উপলব্ধ সময়, এবং ধূসর সময়ের স্লটগুলি হল অংশগ্রহণকারীর অ-কাজের সময়৷

আপনার দলের বাইরের লোকেদের আমন্ত্রণ জানানো

মাইক্রোসফ্ট টিমগুলির একটি দুর্দান্ত জিনিস হল যে আপনি আপনার সংস্থার বাইরের লোকদের মিটিংয়ে যোগ দেওয়ার জন্য আমন্ত্রণ জানাতে পারেন।

এমনকি তাদের মাইক্রোসফ্ট টিমস লাইসেন্সের প্রয়োজন নেই। আপনার যা দরকার তা হল তাদের নাম এবং ইমেল ঠিকানা এবং আপনি আমন্ত্রণ পাঠাতে পারেন। আপনাকে যা করতে হবে তা এখানে:

1. খোলা প্রয়োজনীয় অংশগ্রহণকারীদের যোগ করুন নতুন মিটিং পপ-আপ ফর্মের বিকল্প।
2. ক্লিক করুন ঐচ্ছিক.
3. ব্যক্তির ইমেল ঠিকানা লিখুন.
4. ক্লিক করুন আমন্ত্রণ, একটি ইমেল আমন্ত্রণ শীঘ্রই তাদের ইনবক্সে অবতরণ করবে৷

এছাড়াও আপনি একটি নির্দিষ্ট টিম চ্যানেলের মধ্যে অনুষ্ঠিত হবে এমন একটি মিটিং শিডিউল করতে পারেন। উপরে নতুন মিটিং ফর্ম, নির্বাচন করুন চ্যানেল যোগ করুন. একবার আপনি এটি সেট আপ করার পরে এবং আমন্ত্রণগুলি প্রেরণ করলে, আপনি চ্যানেলটি পরিবর্তন করতে পারবেন না।

আপনি যদি পরিবর্তন করতে চান তবে আপনাকে নতুন আমন্ত্রণ তৈরি করতে হবে। এছাড়াও, যদি একটি চ্যানেলে একটি মিটিং অনুষ্ঠিত হয়, তবে সেই দলের একজন অংশ যারা আছেন তারা আমন্ত্রণ না পেলেও মিটিংয়ে যোগ দিতে পারবেন।

মাইক্রোসফ্ট টিম ফ্রি সংস্করণ

আপনি যদি টিমের একটি বিনামূল্যের সংস্করণ ব্যবহার করছেন, তাহলে আপনি ভাবছেন আপনার অ্যাপে সময় নির্ধারণের বিকল্পটি কোথায়। ঠিক আছে, দুর্ভাগ্যবশত, মাইক্রোসফ্ট টিমের বিনামূল্যের সংস্করণে, আপনি একটি মিটিং শিডিউল করতে পারবেন না।

কিন্তু এর মানে এই নয় যে আপনি একেবারেই মিটিং করতে পারবেন না। অ্যাপটিতে রয়েছে এখন দেখা যখন আপনাকে দ্রুত দল সংগ্রহ করতে হবে তার জন্য বিকল্প।

আপনাকে যা করতে হবে তা হল পাশে থাকা ক্যামেরা আইকনে ক্লিক করুন এখন দেখা এবং তারপর মিটিংয়ে যোগদানকারী সমস্ত লোকের নাম নির্বাচন করুন। এই বৈশিষ্ট্যটি সাবস্ক্রিপশন-ভিত্তিক টিম অ্যাকাউন্টগুলির জন্যও উপলব্ধ।

মাইক্রোসফ্ট টিম মিটিং সম্পর্কে আরও

আপনি একটি একক টিম মিটিংয়ে 250 জন পর্যন্ত থাকতে পারেন। যাইহোক, আপনি একই সময়ে প্রত্যেক অংশগ্রহণকারীকে দেখতে পারবেন না। সাম্প্রতিক আপডেটের আগে, আপনি একটি কলে শুধুমাত্র চারজন সক্রিয় অংশগ্রহণকারীকে দেখতে পাবেন। এখন আপনি একবারে নয়জন অংশগ্রহণকারীকে স্ক্রিনে রাখতে পারবেন। কিন্তু নতুন আপডেট কিছু অন্যান্য উত্তেজনাপূর্ণ উদ্ভাবন নিয়ে এসেছে।

মাইক্রোসফ্ট টিম মিটিং অংশগ্রহণকারীদের এখন মিটিংয়ের জন্য আরও ভাল অডিও গুণমান এবং কাস্টম ব্যাকগ্রাউন্ড রয়েছে। আপনি একটি ভিডিও পিন করতে পারেন যদি একটি নির্দিষ্ট মিটিং অংশগ্রহণকারীর উপর আরও মনোযোগ দেওয়ার প্রয়োজন হয়। অন্যান্য মিটিং-সম্পর্কিত বৈশিষ্ট্যগুলির মধ্যে একটি ভার্চুয়াল লবি, স্ক্রিন শেয়ারিং এবং ইন্টারেক্টিভ সমস্যা সমাধান অন্তর্ভুক্ত।

আপনার দল (গুলি) কাছাকাছি আনুন

মাইক্রোসফ্ট টিম ব্যবহার করে আপনি আপনার কর্মক্ষেত্রকে আরও দক্ষ করে তুলতে পারেন এমন অনেক উপায় রয়েছে। এটি বেশিরভাগই একটি চ্যাট-ভিত্তিক এবং ফাইল-শেয়ারিং অ্যাপ। আপনার দলের সাথে ভিডিও কনফারেন্স করার প্রয়োজন হলে এটি একটি দুর্দান্ত সরঞ্জাম।

একজন শিডিউলিং অ্যাসিস্ট্যান্টের সাথে মিটিং শিডিউল করা সঠিক সময় খুঁজে পাওয়ার লজিস্টিককে অনেক বেশি আরামদায়ক করে তোলে। এবং যদি কেউ আপনার প্রতিষ্ঠান বা দলের অংশ না হয়, তারা এখনও যোগ দিতে পারে। শুধু ইমেলের মাধ্যমে তাদের একটি আমন্ত্রণ পাঠান।

আপনি কি কখনো মাইক্রোসফট টিম মিটিংয়ে অংশ নিয়েছেন? নাকি নির্ধারিত এক? নিচের মন্তব্য অংশে আমাদেরকে জানান।