কিভাবে SharePoint এ ডকুমেন্ট সরানো যায়

শেয়ারপয়েন্টের সবচেয়ে গুরুত্বপূর্ণ বিষয়গুলির মধ্যে একটি নথি পরিচালনা করা। ব্যবসায়, নথিগুলি প্রায়শই জিনিসগুলিকে বিকশিত করে। তারা ব্যবসার জন্য OneDrive-এ শুরু হতে পারে এবং প্রতিষ্ঠানের টিম সাইটে শেষ হতে পারে। নথিগুলি প্রায়শই অবস্থান পরিবর্তন করে তাই SharePoint-এ চলমান নথিগুলির ইনস এবং আউটগুলি জানা গুরুত্বপূর্ণ৷

এটা করতে একাধিক উপায়

SharePoint এ যারা কাজ করেছেন তারা সবাই জানেন যে একটি নির্দিষ্ট কাজ সম্পন্ন করার অনেক উপায় রয়েছে। নথি সরানো কোন ব্যতিক্রম নয়. আপনি ফাইল এক্সপ্লোরার বা মাইগ্রেশন টুল ব্যবহার করে শেষ করবেন কিনা তা নির্ভর করে অনেকগুলি কারণের উপর, যেমন নথি স্থানান্তরের সংখ্যা, সংস্করণ ইতিহাস ধরে রাখার গুরুত্ব, মেটাডেটা এবং আরও অনেক কিছু।

1. ফাইল এক্সপ্লোরার

ফাইল এক্সপ্লোরার ব্যবহার করে একটি নথি সরাতে, লক্ষ্য এবং উত্স নথি লাইব্রেরি উভয় খুলুন (এটি একই সাইট কিনা তা কোন ব্যাপার না)। নির্বাচন করুন ফাইল এক্সপ্লোরার ড্রপ-ডাউন মেনুতে। এটি প্রতিটি লাইব্রেরির জন্য একটি এক্সপ্লোরার ভিউ খোলে। দুটি এক্সপ্লোরার ভিউয়ের মধ্যে আইটেমগুলি সরাতে ড্র্যাগ-এন্ড-ড্রপ ব্যবহার করুন।

আপনি উভয় ফোল্ডার এবং ফাইল স্থানান্তর করতে পারেন এবং বিষয়বস্তুর ধরন ধরে রাখতে পারেন যদি উৎস এবং লক্ষ্য উভয় স্থানেই বিষয়বস্তুর প্রকার সংজ্ঞায়িত থাকে। এই পদ্ধতিটি কাস্টম মেটাডেটাও ধরে রাখে যদি একই মেটাডেটা ব্যবহার করে উত্স এবং লক্ষ্য অবস্থান উভয়ই সংজ্ঞায়িত করা হয়।

যাইহোক, প্রক্রিয়াটি ম্যানুয়াল এবং এটি একটি সরানোর চেয়ে একটি অনুলিপি বেশি, যার মানে হল যে আপনাকে সরানোর পরে উত্স আইটেমগুলি মুছতে হবে। এটি সংস্করণ ইতিহাস বা বৈশিষ্ট্য দ্বারা তৈরি, তৈরি, পরিবর্তিত এবং পরিবর্তিত সংরক্ষণ করে না।

2. সরান/এতে অনুলিপি করুন

যদিও দরকারী এবং সহজ, চলো এবং নকল করা কমান্ড শুধুমাত্র SharePoint অনলাইনে উপলব্ধ। এই বিকল্পটি আপনাকে OneDrive for Business বা SharePoint থেকে SharePoint বা OneDrive-এর গন্তব্যে নথিগুলি সরানোর অনুমতি দেয়। ফাইলটি নির্বাচন করুন এবং দুটি কমান্ডের যেকোনো একটিতে ক্লিক করুন। দ্য চলো বিকল্পটি মেটাডেটা এবং সংস্করণ ইতিহাস সুরক্ষা সহ আপনার নথিকে একই লাইব্রেরির মধ্যে একটি ভিন্ন ফোল্ডারে, অন্য লাইব্রেরিতে বা একটি ভিন্ন সাইটে স্থানান্তরিত করবে।

এই পদ্ধতিটি শেষ ব্যবহারকারীদের জন্য উপযুক্ত, কারণ এটি সহজ এবং সহজবোধ্য। এটি আপনাকে ফাইল এবং ফোল্ডার উভয়ই কপি এবং সরানোর অনুমতি দেয়। সর্বোত্তম জিনিস হল এটি সামগ্রীর ধরন, কাস্টম মেটাডেটা সংস্করণ ইতিহাস, এবং বৈশিষ্ট্য দ্বারা সৃষ্ট, সৃষ্ট, পরিবর্তিত এবং পরিবর্তিত। দ্য কপি কমান্ড করার জন্য, তবে, শুধুমাত্র সাম্প্রতিকতম সংস্করণটি ধরে রাখে - প্রধান নেতিবাচক দিকটি স্পষ্টতই সত্য যে এই পদ্ধতিটি SharePoint Online এর জন্য একচেটিয়া।

3. বিষয়বস্তু এবং কাঠামো পরিচালনা করুন

আপনি শেয়ারপয়েন্ট সার্ভারের প্রকাশনা অবকাঠামো বৈশিষ্ট্য সক্ষম করলে, আপনি নেভিগেট করার সময় একটি বিষয়বস্তু এবং কাঠামো পরিচালনা লিঙ্ক দেখতে সক্ষম হবেন সাইট প্রশাসন. এই বৈশিষ্ট্যটি ব্যবহার করে, আপনি নথিগুলি সরাতে/কপি করতে পারেন। এটি সেরা হ্যাকগুলির মধ্যে একটি যা আপনাকে একাধিক নথি একই সাথে সরাতে সাহায্য করবে সংস্করণ ইতিহাস বজায় রাখার সময়, তৈরি, তৈরি, পরিবর্তিত এবং বৈশিষ্ট্য দ্বারা পরিবর্তিত। কন্টেন্ট-টাইপ এবং মেটাডেটাও এই পদ্ধতি ব্যবহার করে ধরে রাখা হয়।

যাইহোক, আপনাকে প্রকাশনা বৈশিষ্ট্যটি চালু করতে হবে। তারপরেও, আপনি একাধিক ফোল্ডার সরাতে পারবেন না। সম্ভবত এই পদ্ধতির সবচেয়ে বড় নেতিবাচক দিক হল এটি ব্যবহার করার জন্য আপনাকে একজন সাইটের মালিক হতে হবে। ওহ, এবং এটি শুধুমাত্র একটি একক সাইটের মধ্যে কাজ করে।

4. বিষয়বস্তু সংগঠক

কেবলমাত্র বিষয়বস্তু সংগঠক বৈশিষ্ট্যটি সক্রিয় করুন এবং তারপরে আপনি যে রাউটিং নিয়মগুলি ব্যবহার করতে চান তা নির্বাচন করুন এবং যে নথিটিকে আপনি ড্রপ-অফ লাইব্রেরিতে স্থানান্তর করতে চান সেটি রাখুন৷ এই পদ্ধতিটি আপনাকে অন্য যেকোন সাইটে নথি সরানোর অনুমতি দেয়। এটি কনফিগার করতে কিছু সময় নেয়, তবে আপনাকে এটি শুধুমাত্র একবার করতে হবে। এটি সামগ্রীর ধরন এবং কাস্টম মেটাডেটাও ধরে রাখে।

যদিও এটি সংস্করণের ইতিহাস ধরে রাখে না এবং একজন প্রশাসকের প্রয়োজন হয়, এটিতে একটি দরকারী বৈশিষ্ট্য রয়েছে যা আপনাকে আপনার নথিকে একটি ফোল্ডারে রুট করতে দেয়।

5. শেয়ারপয়েন্ট মাইগ্রেশন টুল

মাইক্রোসফ্ট জানে যে শেয়ারপয়েন্টে নথিগুলি সরানো কিছুটা জটিল হতে পারে। এই কারণে কোম্পানিটি বিনামূল্যে SharePoint মাইগ্রেশন টুল নিয়ে এসেছে। এই টুলটি ছোট থেকে বড় আকারের মাইগ্রেশন সবকিছু পরিচালনা করে যাতে ফাইল, ফোল্ডার এবং এমনকি আপনার SharePoint সাইট থেকে তালিকা অন্তর্ভুক্ত থাকতে পারে। আইটেমগুলি OneDrive বা SharePoint-এ সরানো হয়।

এই পদ্ধতির সবচেয়ে আপাত সুবিধা হল বড় মাইগ্রেশন পরিচালনা করার টুলের ক্ষমতা। এটি খুব কাস্টমাইজযোগ্য এবং সংস্করণ ইতিহাস বজায় রাখে। যাইহোক, এটি 2013 সালের আগে SharePoint সংস্করণগুলির সাথে সামঞ্জস্যপূর্ণ নয়৷ বিপরীতে, কিছু তৃতীয় পক্ষের মাইগ্রেশন পণ্যগুলি উল্লেখযোগ্যভাবে আরও কাস্টমাইজযোগ্য৷

6. তৃতীয় পক্ষের পণ্য

বেশিরভাগ মানের তৃতীয় পক্ষের নথি স্থানান্তর পণ্য বিনামূল্যে নয়, তবে তারা চমত্কারভাবে পারফর্ম করে, বিশেষ করে বড় আকারের মাইগ্রেশনের জন্য। তারা স্কেলযোগ্য এবং অত্যন্ত কাস্টমাইজযোগ্য হতে থাকে। এই পণ্যগুলির বেশিরভাগই সামগ্রীর ধরন, মেটাডেটা, সমস্ত বৈশিষ্ট্য এবং সংস্করণ ইতিহাস সহ সবকিছু ধরে রাখতে সক্ষম।

অন্যদিকে, এই পদ্ধতিতে অর্থ খরচ হয়। যখন আপনি এই বিষয়টি বিবেচনা করেন যে আপনি এমন একটি টুলের জন্য অর্থপ্রদান করছেন যা আপনাকে নথিগুলি সরাতে সাহায্য করবে, আপনি ভাবতে শুরু করবেন কেন SharePoint ইতিমধ্যে ব্যবহারকারী-বান্ধব বিকল্পের সাথে আসে না। এখানে আরেকটি খারাপ দিক হল যে তৃতীয় পক্ষের পণ্যগুলিকে কনফিগার করতে এবং চালানোর জন্য একজন প্রশাসকের প্রয়োজন হয়৷

7. কাস্টম সমাধান

অবশেষে, আপনি REST API এর মতো বিভিন্ন কৌশলের মাধ্যমে আপনার নিজস্ব কাস্টম সমাধান কোড করতে পারেন। শেষ-ব্যবহারকারীকে কিছু রুট করতে হবে না, আপনি যতটা খুশি কাস্টমাইজ করতে পারেন এবং আপনি নিশ্চিত করতে পারেন যে সবকিছু নথির মধ্যে রাখা হয়েছে। অন্য দিকে, আপনাকে কোড করতে সক্ষম হতে হবে এবং কোড লিখতে এবং বজায় রাখতে কিছু সময় ব্যয় করতে হবে, যা পণ্য আপডেটের সময় বিশেষত জটিল হতে পারে।

আপনার পদ্ধতি চয়ন করুন

SharePoint-এ নথিগুলি সরানোর জন্য আরও অনেক পদ্ধতি রয়েছে, তবে এগুলি আপনার বেশিরভাগ চাহিদা পূরণ করবে। প্রথমে আপনার কী প্রয়োজন তা বিবেচনা করুন এবং শীঘ্রই আপনি প্রতিটির জন্য কোন পদ্ধতিটি ব্যবহার করবেন তা শীঘ্রই জানতে পারবেন।

আপনি এই পদ্ধতিগুলির মধ্যে কোনটি পছন্দ করেন? আপনি কি একাধিক ব্যবহার করেছেন? আলোচনা করা.