অফিসের সংস্কৃতি ক্রমাগত পরিবর্তিত হচ্ছে, আরও বেশি কর্মী দূর থেকে কাজ করতে পছন্দ করছেন। যাইহোক, এটি উত্পাদনশীলতা প্রভাবিত করতে হবে না। দূরবর্তীভাবে কাজ করার সময় নির্বিঘ্নে কাজ করা এক সময়ে প্রায় অসম্ভব ছিল, কিন্তু প্রযুক্তির অগ্রগতির মানে হল আপনি এমনকি সবচেয়ে প্রত্যন্ত অঞ্চলেও সহকর্মীদের সাথে সহযোগিতা করতে পারেন। মাইক্রোসফ্ট টিমগুলি সরল করে সত্যিই প্রক্রিয়াটিকে সরল করে।
অবিরাম ইমেল কথোপকথন এবং সংযুক্তিগুলির ট্র্যাক রাখতে "গুড-বাই" বলুন৷ আপনি যে জায়গায় মিটিং করেন সেখানে ফাইল আপলোড এবং শেয়ার করতে পারেন। কীভাবে আপনার দূরবর্তী অফিস পদ্ধতিগুলিকে স্ট্রিমলাইন করবেন এবং টিমগুলি ব্যবহার করে অনলাইনে ভাগ করবেন তা সন্ধান করুন।
একটি ডেস্কটপে শেয়ার করা
টিমগুলিতে ফাইল আপলোড করার সুবিধাগুলির মধ্যে একটি হল যে আপনি একটি ফাইল অন্যদের সাথে ভাগ করার জন্য একটি লিঙ্ক পান৷ এর মানে হল যে সবাইকে এটিতে অ্যাক্সেস দেওয়ার জন্য আপনাকে একাধিক জায়গায় একই ফাইল আপলোড করতে হবে না।
আপনি ডেস্কটপ থেকে কয়েকটি উপায়ে ফাইল শেয়ার করতে পারেন।
গ্রুপ বা ওয়ান-অন-ওয়ান চ্যাটের সময়
প্রথমত, আপনি একটি চ্যাট সেশনে থাকাকালীন ফাইল শেয়ার করতে পারেন। একটি পেপারক্লিপের মত দেখতে Choose File আইকনে যান। আপনি যেখানে বার্তা টাইপ করেন সেটির ঠিক নীচে এটি অবস্থিত। আপনি যখন ফাইলটি বেছে নেবেন, দলগুলি আসলটির একটি অনুলিপি আপলোড করবে৷
শেয়ার করার জন্য আপনার কাছে বিভিন্ন ধরনের ফাইল অ্যাক্সেস বিকল্পও রয়েছে। আপনি সরাসরি আপনার কম্পিউটার থেকে আপলোড করতে পারেন, অথবা আপনি OneDrive-এর জন্য একটি ব্যবসায়িক অ্যাকাউন্ট ব্যবহার করতে পারেন। যেকোন তৃতীয় পক্ষের ক্লাউড স্টোরেজ অ্যাক্সেসযোগ্য যদি আপনি বা আপনার প্রশাসক এটি টিম অ্যাপে যোগ করেন।
আপনি যদি পেপারক্লিপ আইকন ব্যবহার করতে না চান তবে আপনি চ্যাটের ফাইল ট্যাবে ক্লিক করে একটি ফাইল আপলোড করতে পারেন। নিচে স্ক্রোল করুন এবং একটি ফাইল আপলোড করতে শেয়ার নির্বাচন করুন।
একটি চ্যানেলে আপনার টিমের সাথে শেয়ার করা
আপনি একটি ভিডিও আপলোড করার জন্য একজন দলের সদস্যের সাথে চ্যাট না করা পর্যন্ত অপেক্ষা করতে হবে না। চ্যানেলে ফাইল নির্বাচন করার জন্য একই পেপারক্লিপ আইকনে ক্লিক করুন।
বিকল্পভাবে, আপনি আপনার চ্যানেলের ফাইল ট্যাবে যেতে পারেন এবং আপলোড এ ক্লিক করতে পারেন। উভয় বিকল্প আপনাকে পরবর্তী উইন্ডোতে নিয়ে যায় যেখানে আপনি ফাইল নির্বাচন করতে পারেন।
একটি লিঙ্ক শেয়ার করা
আপনি একটি গ্রুপ বা পৃথকভাবে তাদের সাথে একটি লিঙ্ক শেয়ার করতে পারেন. এটি Google ডক্স, ওয়েবসাইট, ভিডিও এবং আরও অনেক কিছু ভাগ করার জন্য ব্যতিক্রমীভাবে সহজ এবং দুর্দান্ত৷
আপনাকে যা করতে হবে তা হল চ্যাট বক্সের নীচে ফর্ম্যাট আইকনটি টিপুন৷ তারপর, তিনটি অনুভূমিক বিন্দুতে আলতো চাপুন এবং ‘লিঙ্ক’-এ ক্লিক করুন। লিঙ্কটি আটকান এবং আপনার পরিচিতিতে ফাইলটি পাঠান।
iOS এর সাথে শেয়ার করা
আপনি যদি একটি iOS ডিভাইস থেকে কাজ করেন তবে একটি ফাইল ভাগ করা তুলনামূলকভাবে সহজ এবং পদক্ষেপগুলি উইন্ডোজ পিসি ব্যবহার করার মতো। শেয়ার করার সবচেয়ে সহজ উপায় হল মেসেজ বক্সের নিচে অবস্থিত Choose File paperclip আইকনে যাওয়া। সেখান থেকে, আপনার ডিভাইস থেকে ফাইলটি নির্বাচন করুন বা ক্লাউড স্টোরেজ ব্যবহার করুন।
আপনি যদি ইতিমধ্যেই টিমগুলিতে থাকা একটি ফাইল ভাগ করতে চান তবে আরও বিকল্পের জন্য উপবৃত্তে আলতো চাপুন এবং ফাইলগুলিতে স্ক্রোল করুন।
বিকল্পভাবে, আপনি ইতিমধ্যেই আপলোড করা ফাইলে গিয়ে আরও বিকল্প উপবৃত্ত আইকনে ট্যাপ করে টিমের মধ্যে ভাগ করতে পারেন। নীচে স্ক্রোল করুন এবং শেয়ার নির্বাচন করুন এবং তারপরে অনুসন্ধান বৈশিষ্ট্য ব্যবহার করে আপনি যে ব্যক্তি বা গোষ্ঠীর নাম ভাগ করতে চান তা নির্বাচন করুন৷
অবশ্যই, আপনি সর্বদা সেই পদক্ষেপগুলি বাইপাস করতে পারেন এবং কেবল অনুলিপি লিঙ্ক বৈশিষ্ট্যটি ব্যবহার করতে পারেন। লিঙ্ক ব্যবহার করে আপনি টিম অ্যাপের বাইরে ফাইল শেয়ার করতে পারবেন। আপনি পরবর্তী তারিখে ফাইলটি ভাগ করতে একটি অনুলিপি পাঠান বিকল্পের মাধ্যমে আপনার ফোনে একটি অনুলিপি ডাউনলোড করতে পারেন।
অ্যান্ড্রয়েডের সাথে শেয়ার করা
একটি অ্যান্ড্রয়েড ডিভাইসে ফাইল শেয়ার করা তুলনামূলকভাবে সহজবোধ্য। কথোপকথনের সময় কম্পোজিশন বাক্সের নিচে ফাইল পেপারক্লিপ নির্বাচন করুন আইকনে ট্যাপ করে ফাইল সংযুক্ত করুন। আপনার মোবাইল ডিভাইস বা ক্লাউড পরিষেবা থেকে শেয়ার করার জন্য একটি ফাইল নির্বাচন করুন৷ আপনার ডিভাইসে পরে দেখার জন্য আপনি ওয়েব বা ডেস্কটপ অ্যাপে ফাইল আপলোড করতে পারেন।
আপনি যদি ইতিমধ্যে টিমে আপলোড করা কিছু শেয়ার করতে চান? অ্যাপের নীচে নেভিগেশন বারে যান এবং উপরের দিকে সোয়াইপ করুন। আপনি যখন মেনু বিকল্পগুলি দেখতে পাবেন, ফাইলগুলিতে স্ক্রোল করুন এবং এটি নির্বাচন করুন।
সেখান থেকে, সম্প্রতি খোলা ফাইল বা ক্লাউড স্টোরেজ ফাইলগুলির তালিকা থেকে আপনি যে ফাইলটি চান তা সন্ধান করুন। আরও বিকল্পের জন্য উপবৃত্ত আইকনে আলতো চাপুন এবং নীচে স্ক্রোল করুন এবং ভাগ করুন-এ আলতো চাপুন।
আপনার প্রাপক নির্বাচন করতে, আপনি চ্যাট ট্যাবে যেতে পারেন এবং গ্রুপের নাম, ব্যক্তি বা কীওয়ার্ড দ্বারা অনুসন্ধান করতে পারেন। এছাড়াও আপনি চ্যানেল ট্যাব থেকে প্রাপক নির্বাচন করতে পারেন এবং চ্যানেলের নাম বা কীওয়ার্ড দ্বারা অনুসন্ধান করতে পারেন।
শেয়ার বৈশিষ্ট্যের সাথে সহযোগিতা সহজ করা হয়েছে
আপনি মিটিং পরিচালনা করতে যে অ্যাপটি ব্যবহার করেন সেই অ্যাপের মাধ্যমে নির্বিঘ্নে ফাইল শেয়ার করুন এবং সহযোগিতা করুন। আপনার কাছে বিভিন্ন আপলোড বিকল্প রয়েছে এবং একই সময়ে ফাইলগুলি সহ-সম্পাদনা করতে পারেন৷ ভিডিও ফাইলগুলিতে মন্তব্য করুন বা অন্য দলের সদস্যদের সাথে একত্রে এমএস অফিস নথি সম্পাদনা করুন। আপনি ফাইলে কাজ করার সাথে সাথে আপনার পরিবর্তনগুলি নির্বিঘ্নে একত্রিত হবে।
আপনি কত ঘন ঘন টিম শেয়ার বৈশিষ্ট্য ব্যবহার করেন? ভাগ করার আপনার প্রিয় উপায় কি? কেন? নীচের মন্তব্য বিভাগে আপনার অভিজ্ঞতা সম্পর্কে আমাদের বলুন.